собрания не должны быть слишком длинными или слишком короткими

У некоторых руководителей антипатия к длительным заседаниям приобретает форму фобии. В действительности на длительных собраниях тема обсуждения рассматривается, как правило, весьма поверхностно, в разрезе целого ряда противоречивых или неуместных точек зрения. Но все целиком и полностью зависит от компетенции человека, проводящего собрание. Необходимо быть высококвалифицированным специалистом, чтобы проводить длительные собрания, посвященные одной определенной теме, и при этом уметь пресекать многоречивые отступления или повторения. Задачей председателя должно быть определение фактов, относящихся к обсуждению и влияющих на него, выстраивание фактов в логическом порядке и затем защита достигнутых соглашений от просьб о совместном утверждении конкретных предложений, от голосований или от принятия самостоятельных решений. Из-за отсутствия компетентных лиц собрания могут перерастать в длительные споры. Эта опасность обычно пропорциональна масштабам собрания.

В ходе небольших совещаний (когда присутствуют три или четыре человека) обычно гораздо эффективнее разрабатываются планы или решаются проблемы. Главный их недостаток заключается в том, что высока вероятность того, что многие заинтересованные стороны не будут представлены и из-за нехватки важных фактов или точек зрения предприятию может быть нанесен значительный ущерб. Также, помимо фактических потерь, у сотрудников, которыми пренебрегли, может проявиться сильное негодование и разочарование.

Нет сомнения в том, что в некоторых ситуациях нежелательно и невозможно присутствие на собраниях всех заинтересованных лиц. Часто бывает, что избранные участники собрания достаточно опытны. Но в большинстве

случаев присутствие тех, чьи интересы обсуждаются, целесообразно, оправданно и полезно. Прекрасный способ избежать недостатков двух этих крайностей — организовывать небольшие собрания с участием именно тех лиц, чья деятельность обсуждается.

В соответствии с этим стоит ограничиться присутствием сотрудников двух уровней организационной структуры, особенно это касается собраний, на которых принимаются основные решения (информационные собрания — это уже другой вопрос). На практике сотрудники третьего и четвертого уровня, если они и присутствуют на собраниях, не имеют полномочий принимать решения. Их присутствие обычно бесполезно. Они лишь могут представить информацию. С другой стороны, если обсуждаемый вопрос может быть решен на нижнем уровне, присутствие сотрудников высшего уровня еще бесполезнее; участники, занимающие высокое положение, зачастую оказывают преобладающее, но пагубное влияние на ход обсуждения и принимаемые решения.

На любом собрании важно выявить спорные вопросы и решить их. Слишком часто наблюдается тенденция уклоняться от спорных вопросов, откладывая их на более поздние сроки, или «предоставлять делу идти самотеком». Дело в любом случае пойдет самотеком, если пренебречь функцией контроля, а это уже говорит о низком уровне менеджмента. Любое собрание можно считать неудавшимся, если после него не появилось определенного понимания того, что делать, кто будет делать и когда. И все это должно быть зафиксировано письменно в протоколе.