Деловое совещание

Деловое совещание — это инструмент коллективного принятия решения или координации действий сотрудников. Оно обычно проводится в книге случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно. К таким причинам может относиться и недостаток компетенции, и формальная необходимость, обусловленная спецификами внутренней структуры организации, то, что решение затрагивает интересы многих сотрудников.
Подготовка к совещанию предполагает определение того, кто будет принимать в нем участие, когда и где-нибудь произойдет совещание, почему оно необходимо и что должно быть достигнуто в результате совещания. В процессе обдумывания этих вопросов следует стремиться к созданию всех условий, необходимых ради того, чтобы совещание было максимально продуктивным.
Следует обдумать и вопрос о том, где будет проводиться совещание. В самом общем случае помещение для совещания должно быть довольно тихим и обеспечивать все возможности для нормальной работы. Участники совещания должны располагаться так, чтобы они могли видеть друг друга. Проведение совещания «лоб в лоб», когда докладчик находится непосредственно перед остальными участниками, которые не могут видеть друг друга, нежелательно. Нежелательно также, чтобы в процессе совещания участники меняли свое положение: это дополнительный фактор, содействующий тому, что люди отвлекаются от работы.
Следующий шаг в подготовке совещания — это разработка повестки дня. Иногда случается, что на совещании будет затронута только одна предмет , однако чаще бывает, что в процессе совещания должно быть обсуждено несколько вопросов. При формировании повестки необходимо исходить из следующих рекомендаций:
1) продолжительность совещания не обязана превышать 1 — 1,5 часа: слишком короткое совещание не дает возможности сосредоточиться, слишком длительное, наоборот, утомляет. Поэтому на обсуждение одного вопроса должно отводиться не слишком много времени. Если же на совещании планируется обсудить несколько вопросов, его продолжительность может быть увеличена. Следует помнить и о том, что внимание должно периодически переключаться с одной темы на другую, чтобы обеспечить наибольшую эффективность работы;
2) обсуждение наиболее важных вопросов должно приходиться примерно на середину совещания. Это обусловлено тем, что энергичность
групповой работы сначала возрастает, а затем уменьшается. Такая структура повестки дня позволит обеспечить наибольшую эффективность в решении самых важных вопросов;
3) следует хорошо продумать выражение тем для обсуждения. Они должны быть сформулированы ясно и точно, таким образом, чтобы у участников будущего совещания не возникало вопросов относительно того, о чем будет идти доклад .
При подготовке и проведении совещания можно использовать следующий формуляр.

Такой формуляр можно сделать в компьютере и заполнять для каждого нового совещания. Каждый участник совещания должен получить этот формуляр заблаговременно, для того, чтобы у него было время обдумать вопросы и сформулировать свое мнение по ним. Наличие такой бумаги, розданной всем участникам совещания, поможет лучше организовать работу и не отклоняться от действительно важных и актуальных тем.
Если это необходимо, следует позаботиться об оборудовании, которое может понадобиться для проведения совещания (например, о видеопроекторе). Естественно, необходимо подготовить бумагу, канцелярские принадлежности, воду и т. д.
Когда место и время совещания, а также обсуждаемые вопросы обдуманы, необходимо оповестить всех его участников. Сделать это следует заблаговременно. Во-первых, это необходимо для того, чтобы дать возможность участникам совещания обдумать вопросы, выковать свою позицию и аргументацию. Во-вторых, заблаговременное оповещение позволит участникам совещания лучше спланировать свой рабочий день, поскольку они получат возможность перенести важные дела на другое время или сообщить о том, что не могут принять участие в совещании.
Целесообразно заранее назначить человека, который будет вести протокол. Необходимость решения для записи в протоколе нередко приходит дополнительным фактором, побуждающим более четко формулировать мнение, которое было выработано в процессе совещания.
Проведение совещания также требует соблюдения целого ряда рекомендаций. Обычно совещание состоит из удовлетворительно частей: начала, основной части и заключения. В самом начале лицо, созвавшее совещание, должно сделать все необходимые вводные замечания, сообщить о временных пределах совещания, напомнить генеральные цели, а также темы, которые будут обсуждаться, представить, если это необходимо, участников совещания друг другу и т. д.
На протяжении основной части ведущий совещание сотрудник должен периодически возвращать участников к теме обсуждения, если они по каким-то причинам отклонились от нее, и напоминать о временных ограничениях. Последнее бывает особенно величественным , поскольку нередко участники совещания увлекаются темой, которая слишком их волнует, и начинают говорить о деталях, которые не так существенны. Имеет смысл также приостанавливать участников, склонных болтать слишком много, и вежливо предлагать слово тем участникам, которые почему-то молчат.
По мере того, как повестка дня обсуждается, ведущий совещания должен обобщать вывода , которые были приняты. Это часто помогает закрыть тему и не возвращаться к ней случайно при обсуждении последующих тем.
Заключительная часть собрания — это подведение окончательных итогов. Не забудьте подчеркнуть, что, кому и в какие сроки следует выполнить.
Кроме того, необходимо приложить усилия для того, чтобы собрание закончилось вовремя. Затягивать собрание нету смысла. Наверняка найдутся сотрудники, которые будут этим недовольны: либо из-за того, что они теряют время перерыва или вынуждены сидеть на работе, когда рабочее пора уже закончилось, либо из-за того, что у них есть другие неотложные дела. Обычно на обсуждение вопросов заранее выделяется достаточно времени, а потому и выход вне обозначенные пределы является промахом, возмущение по поводу которого можно считать вполне обоснованным.