Формирование состава участников переговоров

Рассмотрим вопрос оптимального состава участников переговоров. В общем случае в переговорах желательно участие не менее двух человек в каждой команде. Как правило, один из них выполняет роль лидера, другой — роль помощника, и в его функции входит обязанность отслеживать вербальную и невербальную информацию, выявлять ситуации, приводящие к ловушкам, готовить предложения по выходу из тупиковых ситуаций. В ряде случаев роль второго человека в составе группы недооценивается. На практике часто из соображений экономии на переездах в переговорах участвует один человек. Участие одного сотрудника может быть целесообразным в случае, если эти переговоры носят сугубо конфиденциальный характер.

При организации и проведении деловых совещаний и внутренних переговоров необходимо учитывать социально-психологические эффекты малых групп и, в частности, эффект сдвига риска при принятии решений в группе. К другим эффектам относится нечувствительность группы к информации, которая не укладывается в рамки разработанной концепции.

Для снятия негативных эффектов специалисты рекомендуют поочередно представлять роль критика каждому члену группы, поощрять несогласие с группой, делить большие группы на 2-3 мелкие, обсуждающие проблему независимо друг от друга и сравнивающие результаты. Этот подход дает на практике хорошие результаты.

В любом случае рекомендуется подбирать количественный состав команды участников переговоров, равный числу участников со стороны оппонента. Однако это может повлечь за собой определенные затруднения, которыми может воспользоваться противоположная сторона. Oппонент может посеять рознь между членами вашей команды, всего лишь побуждая каждого высказаться по возникающим проблемам. Если кто-нибудь из членов команды не способен подчинить свои амбиции общим интересам, ситуация на переговорах может стать непредсказуемой.

При стремлении достичь количественного баланса между сторонами, возможно, часть ваших сотрудников не будет иметь на переговорах определенных обязанностей. В этом случае велика вероятность, что они будут брать слово только для эмоциональной разрядки с целью блеснуть эрудицией или красноречием. Поэтому перед каждым участником должна быть поставлена определенная задача. Минимальная задача состоит в опеке конкретного члена команды оппонента. Все члены вашей команды должны внимательно слушать, наблюдать и докладывать на совещаниях о действиях «противника». Через какое время

Лидер команды должен уметь с максимальной пользой использовать опыт и компетенцию каждого из участников, знать, в каких случаях привлечь того или иного специалиста, организовать поиск информации и находить с людьми общий язык. При необходимости каждая группа может вести свою часть переговоров, действуя в сфере своей компетенции, а затем сменяться другой. Прежде чем приступать к переговорам, необходимо обеспечить умение членов команды понимать больше, чем говорится, заранее договорившись об условных знаках. Например, как подать знак, если участник команды говорит лишнее, как незаметно подключить к спору еще одного человека и т. п. В качестве сигнала может служить предложение конфет, жевательной резинки или просьба передать что-либо.

Нет сомнений в эффективности работы команды по сравнению с работой одного человека. Однако это только в том случае, если команда работает слаженно и каждый отлично выполняет свою роль. Наиболее успешно слаженность команды отрабатывается на тренингах. Отработка взаимодействия команды в «боевых условиях» — слишком дорогое удовольствие.

Итак, если команда работает четко, вряд ли ей может быть лучшая альтернатива. Если же команды нет, лучше участвовать в переговорах одному, чем привлекать людей, не готовых работать совместно.

В каждом конкретном случае состав участии ков определяется из учета специфики переговоров и тех соображений, которые изложены выше.