Мишени деловой беседы

Целями конкретной деловой беседы могут быть любые из перечисленных целей публичных выступлений. Однако чаще всего деловые беседы имеют целью:
·        выяснить у кто-нибудь -то необходимые сведения;
·        изменить у других лиц впечатление о собственных целях и
намерениях;
·        произвести необходимое впечатление на оппонента;
·        вызвать оппонента к совместному совершению какого-то
важного действия.
Разумеется, в таких ситуациях часто происходит несовпадение или даже столкновение интересов собеседников. Возможными причинами этого могут быть нежелание одного из собеседников, чтобы другой узнал от него некую информацию, или стремление хотя бы одного из собеседников призвать другого к таким действиям, которые противоречат его заинтересованностям , или что-то другое. А раз так, то в деловой беседе нередко неявно или явно зреет и даже возникает конфликт.
Такой конфликт оказывается весьма динамичным, поскольку в ходе деловой беседы конфликтная ситуация быстро меняется, а исход этой «операции» остается неопределенным для каждого из собеседников до самого конца беседы. В подобном «бою » скорее всего добьется своей цели тот из собеседников, кто стратегически и тактически лучше подготовлен к беседе, «лучше вооружен». Важным фактором успеха, эффективным оружием ведения разговора является умение по косвенным признакам (моторным реакциям, восклицаниям и поведению) определить возможные угрозы и заметить свои и чужие частные победы. А если к тому же один из участников беседы быстро ориентируется в меняющейся ситуации, знает (или как минимум предполагает), какие повороты в ней могут быть, то подобная информация в значительной мере увеличивает шансы на успех. Умелый собеседник сможет корректировать текущие тактические задачи на отдельных фазах беседы в зависимости от достигнутых текущих результатов. А главное, как всегда, у того больше шансов на успех, кто более энергичен и удерживает инициативу до самого конца беседы.
А каковы при этом могут быть задачи деловой беседы? Как правильно организовать, подготовить и постановить эти задачи, чтобы наиболее эффективно провести деловую беседу?
Прежде всего отметим, что задачи деловой беседы это то, на что расчленяется ее конечная цель, когда ее декомпозируют на частные результативные фрагменты («подцели»), логически увязывают по этапам их достижения, объектам приложения усилий, ресурсам, месту и времени. В дальнейшем при содержательном описании той или иной задачи деловой беседы для определенности будем отождествлять ЛПР с нами самими и употреблять в отношении него обороты типа «Мы», «Вы», «Ваш», «Наш» и т.п. В отношении собеседника ЛПР будем говорить «Он», «Его», «Ему» и т.п.
Итак, начнем наш анализ. Прежде всего, конечно, будем строго следовать принципам цели и декомпозиции. Это мгновенно приводит нас к пониманию того, что целесообразно отделить организационно процесс подготовки деловой разговора от процессов ее проведения и подведения итогов, оформить подготовку деловой беседы как самостоятельную подоперацию. Сам процесс подготовки деловой беседы целесообразно также разделить и обозначить в нем как минимум плохо этапа: 1) стратегическая подготовка; 2) тактическая подготовка.
На этапе стратегической подготовки разрабатывают замысел и формируют концептуальный облик деловой беседы, на этапе тактической подготовки специализируют и прорабатывают основные фазы деловой беседы.
Но вначале нужно хотя бы «заявить о себе». Нужно установить контакт с потенциальным будущим собеседником. Следует иметь в виду, как нередко наш будущий собеседник, от которого во многом зависит разрешение нашей проблемы, рангом не ниже нас самих.
Как правило, это лицо окружено достаточно плотным кольцом секретарей, референтов или даже охраны. Доступ к такому лицу затруднен, а потому установление контакта с будущим собеседником иногда оказывается непростой задачей. Важно заранее продумать возможные реакции его круга на наше обращение к нему.
Предположим, нам удалось установить контакт с нашим потенциальным собеседником. С чего начать? Прежде всего, любыми средствами заинтересуйте его, пробудите в нем интерес к встрече с вами. Для этого заранее продумайте, чем вы привлечете его внимание именно к вашему посещению и как вы убедите его в необходимости и полезности ради него беседы с вами. Хорошо запомните, что если вы не сумеете успешно решить эту задачу, то ваш первый контакт с потенциальным собеседником может сразу превратиться в последний. Сама возможность повторной встречи, скорее всего, окажется заблокированной.
Однако если все прошло удачно, то остается решить, где и когда лучше всего провести беседу. Необходимо скрупулезно продумать, договориться, спланировать и провести все организационные и технические мероприятия (работы) по подготовке встречи. Следует обсудить, а лучше предложить состав участников беседы, договориться и решить, в каком порядке и с помощью каких средств или каким способом будут документироваться основные моменты деловой беседы и ее результаты. И, конечно же, не должно иметься никаких сбоев в «техническом обеспечении». Постарайтесь наилучшим образом обеспечить условия для работы, беспрепятственный допуск участников, необходимую охрану, четкую организацию всех рабочих мест участников. Творчески поднимите и тщательно настройте средства презентации и связи, спроектируйте стиль освещения, отрегулируйте режимы кондиционирования и пр.
Пока эти «технические вопросы» решаются, продолжайте заниматься стратегическими темами . Оцените перспективы будущих переговоров, ответив на следующие вопросы:
Хорошо ли мы знакомы с историей проблемы: чем она была раньше, какие этапы в своем развитии закончилась , каковы перспективы? Есть ли у нас соответствующие документы?
Достаточно ли хорошо мы осведомлены о том, что предлагается к обсуждению?
Можем ли мы провести квалифицированную экспертизу по специальным вопросам?
Что представляют собой наши интересы и цели, его цели и интересы? Каких результатов мы хотим добиться? Чего хотят наши оппоненты? Чем мы будем удовлетворены меньше всего? Возможно и нужно ли установить «разделяющую грани!
Решив указанные стратегические вопросы, мы сможем достаточно уверенно судить о том, какого рода атмосфера ожидается за столом переговоров, с какими людьми мы будем иметь дело, каков их переговорный стиль, их «подоплека», в чем они заинтересованы лично. Это также позволит нам правильно психологически настроиться на беседу, поможет отделить интересы от индивидуумов, сохранить в