Задачи и задания как инструменты менеджмента

Миссия и стратегические цели конкретизируются в виде задач и конкретных заданий.
Задачи представляют собой еще большую конкретизацию миссии фирмы. Цели указывают лишь желательное состояние, к которому стремится организация, тогда как темы указывают на то, каким образом эти цели могут быть достигнуты.
Иногда в слово «задача» вкладывают иной смысл. В этом случае задача рассматривается как цель, которая должна быть достигнута к определенному моменту в будущем (то есть задача — это еще больше конкретизированная цель). Как правило, задача предполагает такую формулировку, которая позволяет осуществлять квантитативный
контроль.
Необходимо иметь в виду, что понимаемая таким образом задача предписывается не работнику, а должности. Управление и организационные структуры, особенно в большой организации, обязаны действовать бесперебойно. Именно по этой причине вырабатываются типичные требования к человеку, занимающему определенную должность. Если бы этого не было, то увольнение работника привело бы к необратимым следствиям . Типичность задач, приписываемых должности,
позволяет организации спокойно пережить замену одного работника другим.
В частности, такая цель, как обеспечение высокого профессионального уровня преподавателей может быть разделена на ряд задач, решение которых будет обозначать достижение данной цели:
   привлечение компетентных преподавателей;
  обеспечение высокой заработной платы, которая позволила бы учителям выполнять свои функции, не беспокоясь о дополнительном заработке;
  помощь преподавателям в повышении квалификации (приобретение научной и методической литературы, участие в конференциях, командировки, практика в ведущих вузах страны и т. д.).
Как видно, одна стратегическая цель в нашем примере разделяется на несколько задач. Это совершенно естественно, так как задачи ориентируют на то, каким образом следует достигать стратегических целей, что нужно делать для того, чтобы они были достигнуты. Если стратегические цели конкретизируют то состояние, к которому система стремится, то задачи уже являются указаниями к действию.
Конкретные задания — это совокупность частных целей, результат еще большей (максимальной) конкретизации миссии фирмы. Если темы лишь могут включать в свой состав количественные показатели, то конкретные задания должны их включать обязательно. Дело в том, что движение организации к основной цели должно эффективно и метко оцениваться на основании контроля за выполнением конкретных заданий. Другими словами, выполнение всех конкретных заданий в том виде, в котором они были изначально сформулированы, является доказательством того, как миссия фирмы выполнена.
Конкретные задания обычно предполагают указания на срок, в течение которого они должны быть выполнены. Как правило, формулировка конкретных заданий опирается на анализ тем , которые стоят перед организацией. Конкретных заданий может быть на порядок больше, чем стратегических целей и даже задач. Это не случайно, поскольку любая задача предполагает совершение массы действий, и чем лучше они будут конкретизированы, тем более эффективной будет деятельность организации.
Мы не будем перечислять все конкретные задания, вытекающие из задач вуза в нашем примере, а если просто подробно разберем одну из них — разработку курсов, соответствующих современному состоянию науки, то здесь возникает ряд вопросов. Во-первых, какие собственно курсы следует разработать? Ответом на этот вопрос будет список дисциплин. Во-вторых, к какому сроку это необходимо сделать? Целесообразнее всего разработать эти курсы к началу учебного года.
В-третьих, каким образом можно обеспечить и проконтролировать соответствие курсов научным достижениям? Для этого, например, можно обсудить содержание курсов во время собраний, на которых все будут высказывать свое мнение и пожелания относительно их содержания. Кроме того, в вузе можно найти специалиста, который действительно компетентен и способен оценить курсы с этой баста зрения. Поэтому такого специалиста можно назначить ответственным за контроль за выполнением данной задачи. Наконец, разработанные программы можно передать на рецензирование крупным и признанным специалистам в разных областях: они смогут оценить соответствие курсов современному состоянию науки и практики и укажут на возможные лакуны или ошибки. В этом случае возможна и дальнейшая конкретизация: до какого момента должны быть разработаны программы? кому именно их следует отправить на рецензирование?
Каким еще образом можно достигнуть указанной цели? Конечно, при помощи консультаций и педагогической практики в других вузах, при помощи участия в конференциях, а также посредством ознакомления с последними работами в той или иной области исследований. А это значит, что для этого нужно создать условия (так , приобрести литературу или оказать преподавателям содействие в ее приобретении).
Такая конкретизация позволяет уже составлять план действий и назначать ответственных за реализацию этого плана. При этом конкретные задачи целесообразно распределить по группам в зависимости от их важности и срочности. Нередко для этого используют методику, предложенную Эйзенхауэром. Ее можно представить в виде следующей таблицы.
Приоритеты при выполнении заданий