Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Не забудьте отразить разъездной характер работы в трудовом договоре с работником.

Запрещается направление в служебные командировки беременных женщин и работников моложе 18 лет.

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей, в соответствии с медицинским заключением допускаются только с их письменного согласия. Эти категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Порядок направления в служебную командировку регулируется также Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 № 62. Согласно п. 7 указанной Инструкции днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда —-день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В тех случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Оформление служебной командировки.

Работнику, направляемому в командировку, необходимо оформить служебное задание по форме № Т-10а.

На основании служебного задания составляется приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а (если в командировку направляются несколько работников).

На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой:

♦    расходы по проезду;

♦    расходы по найму жилого помещения;

♦    дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, т.е. суточные;

♦    иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Средний заработок рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства РФ № 213.

Перед отправлением в командировку, исходя из предполагаемых расходов, работнику под отчет выдается денежный аванс.

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о проделанной работе, данные о котором отражаются в служебном задании.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Документальное подтверждение командировочных расходов необходимо также для целей налогообложения организации. Так, в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ расходы должны быть обязательно документально подтверждены и экономически обоснованы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Ранее данная статья также устанавливала, что размеры возмещения не могут быть ниже установленных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». В настоящее время определение размеров возмещения командировочных расходов отдано на усмотрение работодателя.

Нормы возмещения расходов, установленные названным постановлением, не соответствуют уровню жизни в настоящее время. Однако оно продолжает действовать, и работодатели могут на него ориентироваться.

Итак, постановлением № 729 установлены следующие нормы возмещения:

♦    расходы по найму жилого помещения в размере фактических расходов, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов — 12 руб. в сутки;

♦    расходы на выплату суточных 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

♦    расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере фактических расходов, но не выше стоимости проезда, при отсутствии проездных документов в размере фактической стоимости по установленным тарифам. Пункт 12 Инструкции № 62 уточняет состав данных расходов: «Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I—IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации при представлении проездных документов (п. 18 Инструкции № 62). Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта».

При командировках в зарубежные страны следует руководствоваться нормами, установленными приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».